Статья "Что ты понял? Как руководителю убедиться, что сотрудник выполнит задачу нужным образом"
Сегодняшняя прописная истина: Никогда-никогда-никогда не отпускайте сотрудника выполнять задачу, пока не убедитесь, что он понял её именно так, как нужно! А чтобы убедиться - спросите об этом его самого.
Зачем вообще у взрослого компетентного человека спрашивать, что он понял?
Необходимость такого вопроса (я его называю проверка понимания) связана с очень простой мыслью: Очень часто сотрудники понимают задачу по-своему! Для примера - сегодняшние утренние сообщения от действующего руководителя. [10:02, 19.03.2021] : Сегодня утром применил это на практике. Реально получил не корректный ответ на понятие поставленной задачи. Поправил. [10:03, 19.03.2021] : Сделал выводы, над чем нужно поработать перед постановкой задачи. Не всегда дело в руководителе. У этого процесса (разного понимания задачи) есть две группы причин: 1. Причины, связанные с руководителем.
говорит расплывчато (очень много общих слов типа "быстро", "качественно" и т.п.),
говорит непонятно (не учитывая уровень компетенции сотрудника),
даёт только часть информации (забыл, потерял, не подумал),
обесценивает важность задачи,
говорит излишне эмоционально, что заставляет сотрудника концентрироваться не на задаче, а на эмоциях и т.п.
2. Причины, связанные с сотрудником.
не слушает, пропускает мимо ушей,
одновременно думает о чём-то своём (или о другой задаче) или делает что-то своё,
неосознанно фильтрует информацию (из-за существующих установок и стереотипов),
автоматически ориентируется на прошлый опыт (в том числе с других мест работы),
действует по пути наименьшего сопротивления (упрощает решение задачи) и т.п.
Вот и получается, что если прямо здесь и сейчас не уточнить у сотрудника, что он понял, - он пойдёт выполнять что-то своё, а не то, что сказал руководитель.
Как спросить, чтобы не обидеть, но в понимании убедиться?
Для начала - о том, как делать не надо))) Абсолютное большинство руководителей, поставив задачу, на автомате задают закрытый вопрос: 1. ВСЁ ПОНЯТНО? 2. ЕСТЬ ВОПРОСЫ? И... Не получают никакой полезной информации о понимании задачи! Потому что на первый вопрос сотрудник отвечает - УГУ, на второй - НЕА, а руководитель не может оценить, понял сотрудник задачу или нет! Есть ещё один типовой вариант такого вопроса: ЧТО НЕПОНЯТНО?! Он конечно по форме открытый, и вроде как предполагает развёрнутый ответ. Но за счёт формулировки, явно намекающей на некомпетентность, не работает. Мало кому хочется признаваться в том, что что-то непонятно. Теперь - что сработает)) Если сотрудник неопытный (новенький) - с ним проще. Ему подойдут простые формулировки, ориентированные на подробное повторение:
Повтори пожалуйста.
Зачитай по своим записям, что ты будешь делать.
Расскажи, в какой последовательности будешь выполнять.
Если сотрудник опытный - любая из подобных формулировок его заденет, либо вызовет саркастическую реакцию. Что однако, не отменяет возможности разного понимания задачи! Поэтому с опытным сотрудником ориентируйтесь не на дословное повторение, а на втягивание его в диалог, который уже покажет чёткость понимания задачи. Здесь помогут вопросы, уточняющие мнение, типа:
Что думаешь по этому поводу?
Что можешь посоветовать от себя?
Как лучше будет это сделать?
Как думаешь, какие сложности могут возникнуть в процессе выполнения?
На что стоит обратить особое внимание в этой задаче?
Кстати, такого рода вопросы опытному сотруднику ещё и выступают в качестве материальной мотивации, так как подчёркивают его компетентность и важность его мнения для руководителя.