Почему же так вышло, что не все задачи были выполнены?
- Забыл, потому что не записывал.
- Не спрогнозировал форс-мажоры (или даже так - "форс-мажоры").
- Отвлекали вопросами подчиненные.
- Взял на себя слишком много.
- Не с тех задач начал. А может и продолжил)))
- Выполнение заняло больше времени, чем он рассчитывал.
- Не обладал достаточной компетентностью.
Конечно, могла появиться ещё тысяча других причин, так или иначе связанных с неумением планировать и расставлять приоритеты . Я привела самые часто встречающиеся.
Что же делать? Как руководителю успевать выполнять основные задачи?
1. Регулярно запускать фотографию рабочего дня (или хронометраж). Чтобы видеть, куда и на что уходит время.2. Определять по любой удобной системе приоритетные задачи (то есть те, которые дают максимальную эффективность) и делать акцент именно на их выполнении.
3. Выделять типичные поглотители времени и фиксировать затраты времени на них (совсем избавляться от них не нужно, а то
4. Нормировать типовые задачи, чтобы заранее понимать, сколько времени уйдёт на какую, а не надеяться на авось.
5. Ловить чужие задачи (в том числе задачи своих подчинённых), которые пытаются спихнуть на руководителя другие люди, и аккуратно (а иногда уже нет, если это происходит совсем внаглую) возвращать их владельцам.
6. Отслеживать типовые "форс-мажоры" (те моменты, которые становятся неожиданными и срочными, но не потому, что они изначально таковые, а потому, что было упущено время) и выполнять их заранее, когда время ещё есть.
7. Выбрать для себя и использовать удобную систему планирования с учётом всех вышеперечисленных факторов.
8. Плотно планировать не более 70% рабочего времени (остальные 30% у руководителя остаются на решение срочных задач, настоящие форс-мажоры и вопросы развития).
9. Выделять в работе перерывы для отдыха. Планировать отдых (и тот же обед, например) ровно так же, как и задачи. Иначе работоспособность падает и всё начинает рушиться.
10. Искать возможности оптимизации работы (от автоматизации каких-то функций до привлечения внешних подрядчиков).