Статья "Как сделать совещание короче и результативнее. Семь основных хитростей"

Очень хорошо понимаю руководителей и сотрудников, которые не любят совещания и считают их поглотителем времени. 

Однако совещание - отличный управленческий инструмент, если правильно его готовить)))
❓Итак, как сэкономить время на совещании и при этом получить больше результативности?

1️⃣ Начинайте вовремя.

Да, опоздавших ждать не нужно. Да, даже если половина команды только на подлёте, время начала должно соблюдаться неукоснительно. 
И да - это проблема опоздавших выяснить, что было в их отсутствие. 

2️⃣ Сформулируйте правила.

Нет, мы не отвлекаемся на телефонные звонки во время совещания. Не перебиваем говорящего. Не забегаем поперёк батьки вперёд регламента. 
Желательно эти правила в виде памятки разместить везде, где они будут попадаться на глаза - от информационных досок в кабинетах до заставки на экране проектора.
И конечно, нужно контролировать их выполнение. 

3️⃣ Обозначьте регламент для КАЖДОГО выступающего.

Да, и для себя тоже! Если у выступающего есть три минуты, значит через три минуты - всё, капут время вышло.
Для начала, на этапе внедрения этой замечательной вещи можно заводить таймер на телефоне или ставить песочные часы перед выступающим. Очень помогает.
Кстати, кроме экономии времени совещания тут есть огромный бонус: участники быстро учатся говорить по сути и начинать с главного :)

4️⃣ Определите форму выступлений.

Нет, мы не жалуемся здесь на Петра Ивановича. И на бухгалтерию тоже не жалуемся. А тем более на погоду. 
Говорим чётко: - Что я предлагаю. Какие плюсы и риски в своём предложении вижу. Во сколько оно обойдётся компании. 

5️⃣ Пресекайте "междусобойчики".

Мы здесь не на ринге! Поэтому не ставим ставки, наблюдая, как плюются ядом друг в друга дискутируют начальники продаж и снабжения/бухгалтерия/IT...
Любой вопрос, затрагивающий только двоих - огромная временная яма для остальных, поэтому при попытке его решить на совещании - тут же остановите говорящих и предложите разобраться отдельно (с вами или без вас, решите на месте).

6️⃣ Не решайте проблемы.

Если совещание у вас НЕ проблемное (то есть не собрано с целью решения проблемы), а типовое регулярное - проблемы на нём только озвучиваются!!
Да, мы говорим про сложности! Но прямо сейчас, всем составом, не пытаемся без подготовки их решить. Это бессмысленно и беспощадно.

7️⃣ Ведите протокол.

Да, все важные вопросы, проблемы (см. предыдущий пункт), а тем более отданные распоряжения и поставленные задачи должны быть зафиксированы. 
Это не сэкономит время прямо сейчас, но сильно сэкономит время следующего совещания, на котором не придётся судорожно вспоминать, кто у нас отвечал за поиск поставщиков, и сколько времени было дано на сбор инициатив по проведению корпоратива.
Конечно, это не всё, что нужно знать о совещании))
Ещё у него есть цели, регламент, к нему нужно готовиться, важно сообщать участникам заранее о его проведении и прочая. Однако внедрение этих семи хитростей уже даст вам ощутимый эффект!