Воинский учёт в образовательной организации: как вести в 2026 году

Вас назначили ответственным за воинский учёт, а с чего начать - непонятно. Документы военкомата написаны так, что одно отсылает к другому, сроки путаются (5 календарных или 5 рабочих?), а тут ещё уведомление о проверке. Знакомо: чаще всего воинский учёт «вешают» на специалиста по кадрам, секретаря или заместителя директора, не освобождая от основной работы.

Эта статья - рабочая карта воинского учёта для школы, детского сада, колледжа, вуза, учебного центра и любой организации ДПО. Здесь Вы найдёте: кто и по каким работникам обязан вести учёт, чем учёт студентов отличается от учёта сотрудников, в какие сроки и куда подавать сведения, какие штрафы реальны, а какими только пугают, и как пройти проверку военкомата без потерь.

01Что такое воинский учёт и почему его теперь ведут все организации

Воинский учёт существовал и раньше - обязанность работодателя возникает с момента регистрации организации как юридического лица, а не с 2023 года. Изменилось другое: до осени 2023 года небольшая организация могла «забить» на учёт, потому что штраф был символическим. После того как административные санкции выросли в разы, воинский учёт встал в один ряд с налоговым, бухгалтерским и кадровым - тем, на чём проверяющий находит нарушения и выписывает штраф.

Базовый документ - Положение о воинском учёте, утверждённое Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Обязанности работодателя описаны в его разделе 3. Порядок работы детализируют Методические рекомендации Генштаба ВС РФ по ведению воинского учёта в организациях.

Учёт бывает двух видов: общий и специальный (бронирование граждан за организацией). Большинство образовательных организаций ведёт общий учёт - бронирование актуально в основном для среднего и крупного бизнеса с особым перечнем должностей.

02Почему у образовательной организации два воинских учёта

Обычная компания ведёт учёт только по сотрудникам. У образовательной организации к этому добавляется поток обучающихся призывного возраста: их зачисляют и отчисляют, по ним приходят запросы военкомата и Рособрнадзора, им нужны справки для отсрочки. Эту работу часто ведёт учебная часть или секретарь, а отдел кадров остаётся в стороне - приказы о зачислении и отчислении проходят мимо него.

Из-за этой двойственности на рынке мало готовых решений: типовые курсы по воинскому учёту разбирают только сотрудников и не касаются студентов. Дальше в статье учёту студентов посвящён отдельный раздел.

03Кто в образовательной организации отвечает за воинский учёт

На практике воинский учёт чаще всего поручают специалисту по кадрам - реже специалисту по охране труда, секретарю или офис-менеджеру. Иногда вводят отдельную штатную единицу или привлекают исполнителя по договору. Кого назначить ответственным, решает руководитель, и именно ответственное лицо становится «должностным лицом», которое отвечает за нарушения.

Что важно оформить с самого начала:

1. Приказ об организации ведения воинского учёта (для бюджетной организации согласуется с военкоматом).
2. План работы по ведению воинского учёта на год.
3. Должностную инструкцию ответственного. Бюджетной образовательной организации её лучше сделать отдельным документом: иначе контрольно-ревизионные органы могут счесть доплату за воинский учёт нецелевым расходом.
4. Карточку учёта организации (форма 18).

Учёт студентов разумно закрепить отдельным приказом и за отдельным человеком из учебной части. Если же его «вешают» на кадровика, нужно заранее продумать, как до него будут доходить приказы о зачислении и отчислении: через кадры они проходят не всегда.

04По каким работникам нужно вести воинский учёт, а по каким нет

Кого учитывать, определяет пункт 14 Положения о воинском учёте, кого не учитывать - пункт 15. Главное правило: должность значения не имеет, значение имеют возраст, документ воинского учёта и образование. Бухгалтер с медицинским образованием и военным билетом - военнообязанная; совместитель и «дистанционщик» учитываются так же, как основной работник, потому что в перечне исключений их нет.

Отдельная категория - «не состоит, но обязан состоять». Сюда попадают, например, гражданин, который получил российское гражданство и не встал на учёт, или работник, сменивший прописку и не отметившийся в новом военкомате. По таким работникам учёт ведётся, и в военкомат уходят соответствующие письма.

Если работник отказывается предоставить документ воинского учёта, отказать ему в приёме на работу нельзя: отсутствие военного билета не относится к деловым качествам. Алгоритм другой - провести разъяснительную работу под подпись, выдать уведомление о необходимости представить документ, при отказе составить акт. Тогда при проверке Вы покажете, что работу провели, а гражданин уклонился.

05Какие документы по воинскому учёту должны быть в организации

Удобно разложить документы по папкам - так их легче и вести, и предъявлять на проверке:

1. Организационные документы: приказ об организации ведения учёта, план работы, карточка учёта организации (форма 18), должностная инструкция, акты приёма-передачи при смене ответственного и на время отпуска.
2. Картотека форм 10 на действующих работников. Форма 10 («Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту» - приложение № 22 к приказу Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700) с 8 января 2022 года заменила личную карточку Т-2 для целей воинского учёта.
3. Журналы: журнал проверок (по приложению к Методическим рекомендациям), журнал учёта исходящей корреспонденции, журнал передачи списков и повесток. Журналы ведутся на бумаге, прошиваются, нумеруются и заверяются.
4. Переписка с военкоматами: приём, увольнение, изменение персональных данных, ответы на запросы, сверка. Все письма отправляются Почтой России с описью вложения - именно опись подтверждает, что Вы выполнили обязанность в срок.
5. Информационный стенд и расписки о приёме документов воинского учёта.

Про копии документов - частая ошибка. Военные билеты в работе удобны в копиях, но хранить копию без правового основания и заявленной цели обработки нельзя: это нарушение 152-ФЗ. Если военкомат при сверке просит копии, организация вправе отказать, сославшись на закон о персональных данных, и работать по форме 10 и распискам.

Журнал учёта форм 10 приказом № 700 не предусмотрен, но отдельные военкоматы (например, в Москве с 2026 года) требуют его на проверке. Наказать за его отсутствие они не вправе - но проще завести, чем спорить.

06В какие сроки подавать сведения в военкомат

Сроки военкоматы проверяют в первую очередь, поэтому держите их под рукой как шпаргалку.

Два практических нюанса. Первый: 5 дней - именно календарные, сюда входят выходные и праздники (это подтверждал и запрос в Минобороны). Чтобы не уйти в просрочку, отправляйте письмо в первые 3 дня. Второй: входит ли день приёма или увольнения в срок - вопрос спорный (по статье 191 ГК РФ - не входит, но военкоматы на местах считают иначе), поэтому надёжнее отсчитывать от самого дня события.

И главное правило для всех просрочек: если срок пропущен, письмо всё равно нужно отправить. Так Вы прекращаете нарушение, а не продлеваете его.

07Как вести воинский учёт студентов и оформлять отсрочки

Схема работы по студенту выглядит так:

1. Приказ о зачислении на обучение.
2. Формирование и отправка в военкомат списка для первоначальной постановки на учёт (приложение 6 к Положению о воинском учёте), а также ответы на запросы военкомата и Рособрнадзора - они приходят, как правило, ближе к осени.
3. Оформление справки с места учёбы для отсрочки от призыва. Призывной возраст - 18-30 лет.
4. Заведение формы 10 на студента (вместо места работы указывается место учёбы), хранение отдельной картотекой.
5. Информирование военкомата при изменении данных студента (смена фамилии, брак) - те же формы и тот же срок 5 календарных дней, что и по работникам.
6. При отчислении - приказ об отчислении, сопроводительное письмо и копия (или выписка) приказа в военкомат. Отсрочка прекращается автоматически, и выпускника военкомат «подхватывает» сразу.

Несовершеннолетние - отдельная история. По работникам и студентам до 18 лет воинский учёт не ведётся (его ведёт учебное заведение по линии первоначальной постановки). Но если приходит запрос военкомата о списках 15-17-летних, ответить нужно обязательно, даже если таких нет, - иначе штраф.

И важная оговорка про регионы: единой методики ведения воинского учёта нет даже внутри одного субъекта. Поэтому порядок работы со студентами (какой отдел военкомата, какие списки, нужны ли формы 10 на проверке) стоит уточнить именно в своём военкомате.

08Какие штрафы грозят за нарушения воинского учёта

Кого именно штрафовать - руководителя или ответственного, - решает руководитель: должностным лицом считается тот, кто указан в приказе об организации ведения воинского учёта.

Важный принцип: много нарушений - один штраф. Если военкомат пытается умножить санкцию на число эпизодов (например, «8 просроченных писем по 50 000 = 400 000»), это можно и нужно оспаривать. При нескольких однотипных нарушениях, выявленных в рамках одной проверки по одной статье, наказание назначается как за одно (часть 5 статьи 4.4 КоАП РФ), и практика знает случаи, когда суд подтверждал факт нарушения, но снижал штраф до одной санкции. Поэтому при угрозе крупного штрафа подключайте юриста и не бойтесь обжаловать.

09Миф про штраф 500 000 рублей: чем на самом деле грозит проверка

Откуда берётся пугающая цифра? Это управление через страх: напугали - человек побежал делать. По существу же работает простое правило: пока нет постановления о привлечении к ответственности, штрафа нет.

Порядок привлечения к ответственности всегда такой:

1. Проверка и запись замечаний в журнал проверок.
2. Протокол об административном правонарушении - инспектор обязан его составить и ознакомить с ним работодателя. На словах «у вас штраф 500 тысяч» юридической силы не имеет.
3. Постановление - только после рассмотрения протокола. Именно в нём указывается статья (как правило, 21.4), сумма, реквизиты и сроки.
4. Обжалование - если Вы не согласны, можно подать возражения и обжаловать постановление в течение 10 суток со дня его вручения.

Если военкомат пишет замечание за отсутствие журнала, который не предусмотрен приказом № 700 (например, журнала учёта форм 10), это спорное основание - его можно оспорить.

10Как проходит проверка военкомата в 2026 году и как к ней подготовиться

По наблюдениям практиков, в Москве 2026 год прошёл под знаком массовых проверок: под проверку попадает значительная доля организаций, а вероятность штрафа по итогам - примерно «50 на 50». Проверяют всех - и бюджетные, и коммерческие, включая образовательные организации и даже структуры в системе Минобороны. К надзору всё активнее подключается прокуратура (порядок её участия дорабатывается).

Что обычно требуют на проверке:

1. Организационные документы (приказ, план, форма 18, должностная инструкция).
2. Картотеку форм 10 на действующих работников (учебному заведению стоит уточнить, нужны ли формы 10 и на студентов).
3. Журналы: проверок, исходящей корреспонденции, передачи списков и повесток.
4. Переписку с военкоматами по приёму, увольнению, изменению данных и ответам на запросы - со сроками и описями.
5. Фотографию информационного стенда и расписки о приёме документов.

Самая частая беда - «боевое крещение»: человека только что приняли в кадры, на него «повесили» воинский учёт, и тут же приходит уведомление о проверке. Собрать систему учёта с нуля за оставшиеся дни почти невозможно. Поэтому ключевая рекомендация - проводить самоаудит раз в год в спокойный период: проверять, всё ли в порядке с документами, и готовиться заранее, а не по уведомлению.

11Цифровизация воинского учёта: реестр повесток и единый реестр

Что это меняет на практике сейчас:

• Повестки приходят и в бумажном, и в электронном виде; работодатель обязан организовать вручение повестки работнику и фиксировать оповещение. Порядок вручения дистанционным работникам законом прямо не урегулирован - уточняйте в своём военкомате.
• Сведения о приёме, увольнении и изменении данных организации обычно подают на бумаге - с описью вложения, чеком и трек-номером. Опись и трек-номер защищают Вас, если военкомат спросит, дошло ли письмо.

Даже когда электронный обмен заработает, в первые месяцы стоит дублировать отправку Почтой России: реестры на старте нередко работают с перебоями.

12Частые ошибки в воинском учёте образовательной организации

• Не ведут учёт по совместителям и дистанционным работникам, считая, что по ним «не надо». Надо.
• Путают 5 календарных и 5 рабочих дней и уходят в просрочку.
• Хранят копии военных билетов, нарушая 152-ФЗ.
• Самостоятельно вносят изменения в военный билет работника - этого делать нельзя, изменения вносит только военкомат.
• Не отвечают на запрос военкомата, если «таких работников нет». Отвечать нужно в любом случае.
• Поддаются на «штраф 500 тысяч» и платят, не дожидаясь постановления и не обжалуя.

ДокументыИсточники